С 1 января 2016 года налоговые агенты будут обязаны представлять в налоговый орган ежеквартальные сведения – расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом. За I квартал, полугодие, девять месяцев такая отчетность должна быть представлена не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (Федеральный закон от 2 мая 2015 г. № 113-ФЗ).
В целях реализации указанной нормы ФНС России своим приказом от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450@ утвердила форму расчета сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, порядок ее заполнения и представления, а также формат представления расчета в электронной форме. Документ зарегистрирован в Минюсте России.
В частности, установлено, что расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, составляется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год на основании данных учета, содержащихся в регистрах налогового учета. Он заполняется налоговыми агентами и представляется в налоговый орган по месту учета по форме 6-НДФЛ.
Также конкретизирован порядок представления расчета в налоговые органы – он должен быть представлен налоговым агентом в налоговый орган лично или через представителя в электронной форме (с применением усиленной квалифицированной электронной подписи). Датой представления расчета считается дата его фактического представления, при представлении лично или представителем налогового агента в налоговый орган, дата его отправки почтовым отправлением – при отправке по почте, либо дата его отправки, зафиксированная в подтверждении даты отправки в электронной форме. Расчет на бумажном носителе представляется только в виде утвержденной машиноориентированной формы, заполненной от руки либо распечатанной на принтере.
Утвержденный формат представления расчета сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в электронной форме содержит требования к файлам обмена (к имени файла, параметрам первой строки, логической модели файла и т. п.).
За непредставление расчета в установленный срок налоговых агентов будут штрафовать на 1 тыс. руб. за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления. В свою очередь, за представление налоговым агентом налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения, планируется наказывать штрафом в размере 500 руб. за каждый документ с недостоверными сведениями. Штраф не будут взимать, если налоговый агент сам найдет ошибки и представит налоговому органу уточненные сведения до момента, когда он узнал об обнаружении налоговым органом недостоверности представленных сведений (ст. 126 и ст. 126.1 НК РФ).